Guider et motiver soi-même est déjà difficile, rendre toute une équipe productive peut sembler impossible pour de nombreux gestionnaires ! La procrastination est un défi courant auquel de nombreuses équipes sont confrontées, mais il est possible d’aider l’équipe à la surmonter. Voici quelques stratégies que vous pouvez utiliser.
Définir des objectifs clairs et des échéances
Assurez-vous que tous les membres de l'équipe ont des objectifs bien définis et des échéances réalistes pour accomplir leurs tâches. Avoir des buts concrets aide à éviter la procrastination, car cela donne aux personnes un sentiment de but et d’urgence. Le conseil est toujours de fixer une échéance plus courte que nécessaire, mais suffisante pour réaliser la tâche, afin de laisser du temps pour rectifier d’éventuels imprévus.
Diviser les tâches en sous-tâches
Parfois, l’équipe devient moins productive lorsqu’une tâche semble écrasante. Divisez les tâches en parties plus petites et plus gérables, pour que les membres de l’équipe ne se sentent pas submergés et puissent percevoir à quel point il sera simple d’atteindre l’objectif.
Prioriser les tâches
Aidez l’équipe à identifier quelles tâches sont les plus importantes et urgentes. Cela peut aider à concentrer l’énergie sur ce qui compte vraiment et à éviter la procrastination sur des tâches moins importantes.
Créer un environnement de travail productif
Assurez-vous que l’équipe dispose d’un environnement de travail adapté, avec les outils et ressources nécessaires pour effectuer le travail efficacement. Cela inclut un espace de travail propre et organisé.
Établir des récompenses et des conséquences
Mettez en place un système de récompenses et de conséquences pour encourager la productivité. Par exemple, récompensez les membres de l’équipe pour leur productivité, comme respecter les délais ou finir des projets en avance, et définissez des conséquences pour la procrastination récurrente.
Communication efficace
Assurez-vous que l’équipe dispose de canaux de communication ouverts et efficaces pour discuter de l’avancement du travail et des défis éventuels. Parfois, des problèmes personnels ou un manque de clarté peuvent mener à la procrastination. Soyez ouvert à clarifier, mais faites attention à ne pas devenir trop convivial et à perdre votre autorité.
Être un exemple
Les leaders et gestionnaires doivent être des modèles positifs de productivité et de gestion du temps. Si les leaders montrent de l’engagement dans leur travail et respectent les délais, cela peut inspirer l’équipe à faire de même. Mettez en valeur le succès et expliquez toujours ce que vous avez dû faire pour atteindre de bons résultats.
Révision régulière des progrès
Organisez des réunions régulières de suivi pour vérifier l'avancement par rapport aux objectifs et échéances fixés. Cela permet à l’équipe de faire des ajustements si nécessaire et de maintenir le focus sur les tâches. Cela lui donnera aussi le sentiment d’être évaluée, ce qui est un bon motivateur pour une conduite professionnelle exemplaire.
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